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Veja os principais pontos a serem observados na preparação de um evento (versão HTML)

por Site Secom publicado 20/01/2016 15h44, última modificação 20/01/2016 15h44

1. Projeto Básico

Faça uma breve descrição do evento, considerando:

  • Data
  • Horário
  • Convites
  • Projeto básico
  • Local (descrição do local de realização do evento (auditório, ginásio, estádio etc)
  • Oportunidades de comunicação relacionadas ao tema do evento
  • Perfil do público e número de pessoas aguardadas
  • Equipamentos e materiais audiovisuais
  • Cronograma com prazos para criação e envio de convites, produção da comunicação visual, contratação de serviços e equipamentos, montagem e desmontagem etc
  • Conteúdo  da comunicação. Pontos a destacar: mensagens para pautar discursos, dados relevantes etc
  • Justificativa e objetivos. Qual a motivação do evento para o País, o governo federal e o solicitante?
  • Transversalidades. Órgãos e parceiros envolvidos (governos federal, estadual, municipal, sociedade civil etc)

2. Proposta de roteiro

Apresente uma proposta para a realização do evento destacando:

  • Previsão de duração
  • Constituição da mesa/palco
  • Autoridades convidadas
  • Pronunciamentos e discursos
  • Assinatura de atos, decretos, cartas de intenção, protocolos etc
  • Apresentações audiovisuais (apresentação em ppt, flash, maquete, vídeo) ou apresentações artísticas

3. Convites

Após definir o teor do convite com os envolvidos no evento, decida:

  • A lista de convidados
  • A data para o envio
  • O responsável pelo conteúdo do texto
  • O responsável pela criação e produção dos convites
  • A quantidade de convites a serem enviados
  • Se será impresso ou eletrônico e a partir daí definir como será a distribuição: e-mail, remessa ou entrega
  • O responsável pelo envio dos convites e pelo recebimento das confirmações
  • O responsável pela impressão das listas de convidados para a recepção do evento

4. Local de realização

Visite o espaço escolhido e faça uma vistoria dos seguintes pontos:

  • Estacionamento
  • Toaletes
  • Ar condicionado
  • Equipamentos e serviços disponibilizados
  • Sala reservada para autoridades
  • Número de pessoas que o espaço comporta
  • Condições de acesso para portadores de necessidades especiais
  • Local reservado para a imprensa e serviços de apoio (copa, gravação, tradução etc)
  • Condições de segurança em conformidade com as exigências dos órgãos competentes
  • Possibilidade de disposição para as peças de ambientação e peças publicitárias, considerando o fluxo do público.

5. Montagem do palco

Dependendo do local e do formato do evento, poderão ser utilizados palcos, palanques ou tablados, que devem ser confeccionados levando em conta o número de pessoas que o utilizarão, os equipamentos que estarão dispostos no espaço, o posicionamento das peças de ambientação e as condições de acesso, segurança e visibilidade.

6. Equipamentos e materiais audiovisuais

Defina com o grupo quem será responsável pela contratação, montagem e acompanhamento e relacione os equipamentos e materiais necessários:

  • Sonorização (microfones, caixas de som, mesa de edição etc)
  • Iluminação (cênica, serviço etc)
  • Registro (fotografia, filmagem, transmissão etc)
  • Equipamentos (telão, projetor, computador, aparelhos de DVD, CD etc)
  • Materiais audiovisuais (filme, vídeo, slide, apresentação etc).

Observações: Verifique com o responsável se todos os cabos e ligações necessárias estão disponíveis. Teste todos os equipamentos de áudio e vídeo antes do evento.

7. Distribuição de material

Dependendo do local e do formato do evento, poderão ser utilizados palcos, palanques ou tablados, que devem ser confeccionados levando em conta o número de pessoas que o utilizarão, os equipamentos que estarão dispostos no espaço, o posicionamento das peças de ambientação e as condições de acesso, segurança e visibilidade.

Dicas

Peças de comunicação visual que estiverem próximas ou atrás de pessoas em destaque no evento devem receber atenção redobrada. A imagem mal colocada é capaz de oferecer uma conotação inapropriada.

Em eventos ao livre ou em espaços abertos é preciso prever pontos de água e toaletes para o público.

Nas peças de comunicação visual e ambientação utilize material fosco e evite cores claras, para que as luzes não provoquem brilho excessivo, prejudicando o registro de imagens feito pela imprensa.

Programação visual do evento

Forma de apresentar o conteúdo da mensagem que pretende ser transmitida, assim como a instituição promotora da atividade. Todo o material elaborado para a ambientação deve ter o seu conteúdo e formato adequado aos objetivos pré-estabelecidos e ao ambiente onde está inserido. O público e a imprensa devem ter total visibilidade das peças. Para isso, é necessário fazer uma análise criteriosa do ambiente, incluindo estudos de fluxo de público, do local destinado à cerimônia e do posicionamento da imprensa.

Utilização da marca na comunicação visual dos eventos

Todo evento é uma oportunidade para expor uma ou mais marcas do promotor, dos parceiros, patrocinadores, apoiadores, dentre outros. A marca deve estar sempre posicionada em local estratégico e de ampla visibilidade. Ela é a assinatura da instituição que se responsabiliza pelo conteúdo do evento e sua exposição é essencial para "marcar" sua presença institucional.

Peças normalmente utilizadas na programação visual

Fundo de palco

Deve cobrir o fundo do ambiente a partir do chão ou do início do palco de modo que a parede ou estrutura atrás das autoridades apareça. Ajuste o posicionamento das câmeras e do púlpito para garantir a exposição das marcas e conceitos. Para maior visibilidade das marcas, o ideal é que as mesmas estejam dos dois lados do fundo de palco, garantindo sua exposição qualquer que seja a posição do púlpito. Quanto às informações  como o nome do evento, conceitos, slogans etc, o ideal é que ocupem a área central.

Eventos em que as autoridades ficam em pé durante a cerimônia

Quanto à altura, o ideal é que na aplicação da lateral, o limite inferior da última marca fique entre 1,55m e 1,65m. Nos conteúdos centrais, aplique a mesma altura, considerando sempre o tipo de estrutura onde o fundo de palco será instalado - box, estrutura do palco, moldura, painel de madeira etc.

Eventos em que as autoridades ficam sentadas durante toda a cerimônia

Aqui também é importante que a marca fique entre  1,55m a 1,65m. Nos conteúdos centrais, o limite do texto fica mais bem posicionado entre 1,25m a 1,35m, considerando sempre o tipo de estrutura onde o fundo de palco será instalado. Existem ainda outras peças que podem complementar a comunicação visual do palco, tais como testeira, saia de palco, fundo de púlpitos e banners.


 

O texto acima diz respeito ao infográfico abaixo

infográfico sobre a preparação de um evento

Assunto(s): Governo federal