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Orientações para eventos

por Site Secom publicado 31/01/2014 16h22, última modificação 29/01/2015 15h28

 O planejamento de um evento exige uma análise criteriosa do contexto em que está inserido e todas as informações são importantes para facilitar sua formatação e garantir seu êxito. Por envolver diversos parceiros, as decisões devem ser compartilhadas e aprovadas por todos, para que cada um possa desenvolver as atividades sob sua responsabilidade.

Conheça os principais pontos a serem observados na preparação de um evento:


1. PROJETO BÁSICO

Faça uma breve descrição do evento, considerando:

  • Data;
  • Horário;
  • Local - Descrição do local de realização do evento (auditório, ginásio, estádio etc.);
  • Perfil do público e número de pessoas aguardadas;
  • Justificativa e objetivos - Qual a motivação da realização do evento para o País, o Governo Federal e o solicitante;
  • Transversalidades - Órgãos e parceiros envolvidos (Governo Federal, Estadual, Municipal, sociedade civil etc.);
  • Conteúdo da comunicação - Pontos a se destacar, dados relevantes, selos e marcas etc.;
  • Oportunidades de comunicação relacionadas ao tema do evento;
  • Cronograma de execução - Prazos para confirmação da ação, criação e envio de convites, produção de materiais de comunicação visual e informativos, contratação de serviços e equipamentos, montagem e desmontagem etc.;
  • Lista de convidados e participantes;
  • Equipamentos e materiais audiovisuais.

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2. PROPOSTA DE ROTEIRO

Apresente uma proposta para a realização do evento, destacando:

  • Previsão de duração;
  • Autoridades convidadas;
  • Constituição da mesa/palco;
  • Pronunciamentos e discursos;
  • Assinaturas de atos, decretos, cartas de intenção, protocolos etc.;
  • Apresentações audiovisuais (apresentações, maquetes, vídeos etc.);
  • Apresentações artísticas (música, dança etc.)

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3. CONVITES

Após definir com os envolvidos no evento o teor do convite, decida:

  • A lista de convidados;
  • A quantidade de convites a serem enviados;
  • O responsável pelo conteúdo do texto;
  • O responsável pela criação e produção dos convites;
  • A data para envio;
  • Se será impresso ou eletrônico e a partir daí definir como será a distribuição: e-mail, remessa ou entrega;
  • O responsável pelo envio dos convites e pelo recebimento das confirmações;
  • O responsável pela impressão das listas de convidados para a recepção do evento;

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4. LOCAL DE REALIZAÇÃO


Visite o espaço escolhido para o evento, solicite uma planta baixa ao administrador do local e faça uma vistoria
verificando os seguintes pontos:

  • Número de pessoas que o espaço comporta;
  • Condições de segurança, em conformidade com as exigências dos órgãos competentes; 
  • Condições de acesso para portadores de necessidades especiais;
  • Estacionamento;
  • Toaletes;
  • Equipamentos de ar condicionado ou refrigeração;
  • Equipamentos e serviços disponibilizados;
  • Sala reservada para autoridades;
  • Local reservado para a Imprensa e serviços de apoio (copa, gravação, tradução etc.);
  • Interferências visuais, tais como placas, pinturas, painéis etc., que possam interferir no ambiente do evento;
  • Possibilidades de disposição e instalação para as peças de ambientação e peças publicitárias, considerando o fluxo do público.

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5. MONTAGEM DO PALCO

  • Defina com o grupo o formato e o responsável pela contratação, montagem e acompanhamento. 
  • Dependendo do local e do formato do evento, poderão ser utilizados palcos, palanques ou tablados, que devem ser confeccionados e dispostos de acordo com o ambiente, levando em consideração: 
    1. Número de pessoas que o utilizarão;
    2. Equipamentos que estarão dispostos no espaço;
    3. Posicionamento das peças de ambientação e comunicação;
    4. Condições de acesso, segurança e visibilidade.

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6. EQUIPAMENTOS E MATERIAIS AUDIOVISUAIS

A partir da definição dos recursos a serem utilizados no evento, relacione todos os equipamentos e materiais
necessários e defina com o grupo o responsável pela contratação, montagem e acompanhamento e testes.

• Sonorização: microfones, caixas de som, mesa de edição etc.;
• Imagem: gravação, mesa de edição, DLink etc.;
• Iluminação: cênica, serviço etc.;
• Registro: fotografia, filmagem, transmissão etc.;
• Equipamentos: telão, projetor, computador, multimídia, aparelhos de DVD etc.;
• Materiais audiovisuais: Filme, vídeo, slide, apresentação etc.

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7. DISTRIBUIÇÃO DE MATERIAL

O material criado para ser entregue ao público pode ser promocional ou informativo e deve servir como apoio na transmissão da mensagem. A distribuição deve levar em consideração o número de convidados e os locais de maior concentração de público e não atrapalhar o andamento do evento. Defina com o grupo quem será responsável pela criação, aprovação, produção e distribuição dos materiais.

Importante:

Verifique com o responsável se todos os cabos e ligações necessárias estão disponíveis e teste todos os equipamentos de áudio e vídeo antes do evento.

O material a ser exibido (BETA, XDCAM, DVD, CD, apresentações etc.) deve ser testado nos equipamentos que serão utilizados no evento.

Em eventos ao ar livre ou em espaços abertos é preciso prever pontos de água e toaletes para o público.

Peças de comunicação visual que estiverem próximas ou atrás de pessoas em destaque no evento devem receber atenção redobrada. A imagem mal colocada pode gerar uma conotação inapropriada.

Nas peças de comunicação visual e ambientação utilize material fosco e evite cores claras, para que as luzes não provoquem brilho excessivo, prejudicando o registro de imagens feito pela imprensa.

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8. COMUNICAÇÃO VISUAL